Réceptionniste IA pour cabinets dentaires

Ce que Clara résout pour vous

Les visiteurs arrivent en dehors des heures — et repartent sans réserver.

La plupart des visites des sites dentaires ont lieu le soir et le week-end, quand votre accueil est fermé. Faute d'interlocuteur, les futurs patients reviennent sur Google et appellent le cabinet suivant. Clara répond à leur première question — « prenez-vous mon assurance ? », « faites-vous Invisalign ? », « quand est votre prochaine disponibilité ? » — en temps réel, puis capture leur nom et leur numéro de téléphone pour que votre cabinet confirme un rendez-vous le lendemain matin.

Votre équipe est au téléphone, au fauteuil ou en train de gérer les assurances.

Un accueil dentaire jongle simultanément avec les appels entrants, les arrivées au cabinet et la vérification des assurances. Les demandes via le site passent en dernier, car le patient présent est juste là. Clara prend en charge chaque demande web instantanément, de sorte que le visiteur ne se sent jamais ignoré et que le prospect ne se refroidit jamais.

Les questions sur les soins du jour même exigent des réponses dans la seconde.

Les rages de dents et les urgences n'attendent pas les heures de bureau. Clara explique votre protocole d'urgence, les assurances que vous acceptez et votre premier créneau disponible sans que personne de votre équipe n'ait à décrocher. Elle peut aussi énoncer ses réponses — utile quand le visiteur est au téléphone, qu'il a mal et qu'il préfère entendre une réponse plutôt que la lire.

Les nouveaux patients réservent auprès du cabinet qui répond en premier.

Quand quelqu'un compare des dentistes, c'est généralement le cabinet qui répond au bon moment qui décroche le rendez-vous — un site qui se contente de prendre un message perd face à celui qui réserve sur-le-champ. Clara répond instantanément et réserve ou enregistre la visite, de sorte que le cabinet qui répond en premier soit le vôtre. Un seul nouveau patient peut valoir des centaines, voire des milliers de dollars au fil du temps : quelques réservations supplémentaires captées par mois suffisent donc à rentabiliser Clara plusieurs fois.

Les questions d'assurance déterminent si un nouveau patient réserve, tout simplement.

« Acceptez-vous mon assurance ? » est la question qui bloque net une réservation — si personne n'y répond sur le moment, le patient s'en va. Lorsque vous indiquez les régimes que vous acceptez, Clara répond en temps réel, dans la langue du patient, puis réserve ou enregistre la visite avant qu'il ne quitte la page.

Comment Clara s'intègre à votre activité

Collez l'URL de votre cabinet sur la page d'accueil. Clara lit votre site, identifie vos services (généraliste, esthétique, orthodontie, pédiatrie, urgences), les organismes d'assurance que vous acceptez si vous les indiquez, et votre système de rendez-vous. Elle inscrit le rendez-vous directement dans votre logiciel de gestion de cabinet — Open Dental en direct, ou Dentrix, Eaglesoft, Dentrix Ascend, Denticon, Curve Dental et Cloud9 via NexHealth — ainsi que Cal.com, Calendly et Acuity. Si vous n'utilisez aucun de ces systèmes, elle enregistre la demande pour votre accueil. Elle est prête à traiter les demandes des patients en une dizaine de secondes.

Vous l'entendez parler sur un aperçu en direct calibré pour votre cabinet. Si elle vous convient, vous intégrez une seule balise <script> sur votre site — elle fonctionne sur tous les CMS courants de cabinets dentaires, y compris les plateformes spécialisées. Chaque contact qu'elle capture est envoyé par e-mail à votre cabinet en temps réel et transmis à votre CRM via webhook si vous le souhaitez.

La tarification est un forfait fixe par cabinet — 49 $/mois pour le chat texte seul ou 99 $/mois pour la formule vocale où Clara énonce ses réponses dans le widget. Aucun frais par poste, aucun frais par conversation.

Questions fréquentes

Votre site peut-il répondre aux questions des patients et réserver des rendez-vous une fois l'accueil fermé pour la journée ?

Oui. Je suis la réceptionniste 24/7 de votre cabinet, donc quand votre accueil est fermé le soir ou le week-end, je réponds à la première question du visiteur en temps réel, je réserve le rendez-vous et je capture son nom et son numéro de téléphone pour que votre cabinet confirme la réservation le lendemain matin.

Comment le chat gère-t-il quelqu'un avec une rage de dents ou une urgence dentaire en dehors des heures d'ouverture ?

Les rages de dents et les urgences n'attendent pas les heures de bureau, alors j'explique votre protocole d'urgence et votre premier créneau disponible sans que personne de votre équipe n'ait à décrocher. Je peux aussi énoncer mes réponses à voix haute, ce qui aide quand le visiteur est au téléphone et qu'il a mal.

Indiquera-t-elle aux futurs patients si le cabinet accepte leur assurance dentaire ?

Oui. Si vous indiquez sur votre site les organismes d'assurance que vous acceptez, je réponds en temps réel à des questions comme « prenez-vous mon assurance ? », de sorte que les visiteurs obtiennent une réponse instantanée au lieu de revenir sur Google et d'appeler le cabinet suivant.

Se connecte-t-elle à notre logiciel de gestion de cabinet pour prendre de vrais rendez-vous ?

Oui. Si votre cabinet fonctionne avec Open Dental, j'inscris les rendez-vous directement dedans. Pour Dentrix, Eaglesoft, Dentrix Ascend, Denticon, Curve Dental et Cloud9, je réserve via NexHealth. Je prends aussi en charge Cal.com, Calendly et Acuity — et je peux reprogrammer ou annuler le rendez-vous d'un patient directement dans le chat.

Peut-elle répondre aux questions sur des services comme Invisalign, les implants ou le blanchiment des dents ?

Oui. Je lis votre site web et réponds donc aux questions sur les traitements que vous proposez — Invisalign et gouttières transparentes, implants, blanchiment, couronnes, soins d'urgence — à partir de vos propres informations, puis j'oriente le patient vers la prise d'un rendez-vous de consultation.

Clara peut-elle parler aux patients en espagnol ou dans d'autres langues ?

Oui. Je réponds à chaque patient dans sa propre langue, afin que les visiteurs hispanophones et non anglophones obtiennent une vraie réponse au lieu de partir — et la réservation arrive quand même dans votre agenda au format attendu par votre équipe.

Combien de temps prend la configuration ?

La plupart des cabinets sont opérationnels le jour même. Vous collez l'URL de votre site, vous m'entendez sur un aperçu en direct en une dizaine de secondes, vous connectez votre système de rendez-vous et vous intégrez une seule balise de script sur votre site. Aucun nouveau matériel et rien de compliqué pour votre équipe.

Clara remplace-t-elle notre secrétariat ?

Non — je couvre les moments que votre secrétariat ne peut pas assurer. Je gère les questions et les réservations du site en dehors des heures d'ouverture, le week-end et quand votre équipe est au téléphone ou au fauteuil, et je transmets chaque contact à votre personnel par e-mail et dans votre agenda pour que rien ne passe à la trappe.

Combien coûte Clara pour un cabinet dentaire ?

La tarification est forfaitaire par cabinet — 49 $/mois pour le chat en texte seul ou 99 $/mois pour la formule vocale où je prononce mes réponses dans le widget. Aucuns frais par poste ni par conversation, que vous soyez un cabinet seul ou un groupe.